Verwaltungskraft (w/m/d) im Schulsekretariat - Teilzeit/Vollzeit

Stellenbeschreibung

Ab dem 26.05.2025 suchen wir eine zuverlässige Verwaltungskraft (w/m/d) für unser Schulsekretariat – zunächst in Teilzeit mit 30 Stunden pro Woche. Ein späterer Einstieg ist nach Absprache ebenfalls möglich.

Wichtig: Zum 01.09.2025 wird die Stelle aufgrund steigender Kurszahlen auf eine Vollzeitstelle (40 Stunden/Woche) ausgeweitet. Die regulären Arbeitszeiten liegen zwischen Montag und Freitag, jeweils von 08:30 bis 17:00 Uhr.

In enger Zusammenarbeit mit unserem Verwaltungsteam behalten Sie den Überblick über die vielfältigen organisatorischen Aufgaben in Berufsausbildung, beruflichen Weiterbildungen, Coachings, Integrationskursen sowie Sprachprüfungen. Eine strukturierte Einarbeitung ist selbstverständlich Teil unseres Angebots.

Werden Sie Teil unseres Schulsekretariats und gestalten Sie die Verbindung von Bildung und Verwaltung aktiv mit.

Ihre Aufgaben

In dieser Position sind Sie die zentrale Anlaufstelle im Schulsekretariat und gestalten den reibungslosen Ablauf unseres Tagesgeschäfts aktiv mit. Ihr Aufgabenbereich umfasst beispielsweise folgende Tätigkeiten:

• Entgegennahme und Bearbeitung von Anfragen unserer Lehrkräfte, Kursteilnehmer:innen und externen Partner – persönlich, telefonisch, postalisch und per E-Mail, sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch

• Prüfung und Dokumentation von Krankmeldungen und Abwesenheiten der Kursteilnehmer:innen

• Pflege und Archivierung digitaler sowie analoger Akten

• Vorbereitung von Räumen für Veranstaltungen sowie Bestellung und Verwaltung von Büromaterial

• Erstellung von Bescheinigungen, Anträgen, Verträgen, Zeugnissen und Zertifikaten

• Organisation des Postein- und -ausgangs

• fristgerechte Übermittlung von Meldungen an Behörden (z.B. Bundesagentur für Arbeit, Jobcenter)

• Übernahme weiterer administrativer Aufgaben im schulischen und bildungsbezogenen Bereich

Ihr Profil

Für diese Position wünschen wir uns eine Person, die zuverlässig ist, strukturiert arbeitet, klar kommuniziert und auch bei einem hohen Anfrageaufkommen den Überblick behält.

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Kaufleute für Büromanagement) oder  eine andere relevante Qualifikation für diese Tätigkeit

• verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Eine organisierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise

• sicheres und freundliches Auftreten in der Kommunikation – persönlich, telefonisch und schriftlich

• sichere Anwenderkenntnisse in den gängigen Office-Programmen (z.B. Word, Excel, Outlook)

• hohe Zuverlässigkeit, Diskretion, Flexibilität und Teamfähigkeit

• Wünschenswert: einschlägige Erfahrung im Verwaltungsbereich einer Bildungseinrichtung

Warum wir?

Bei uns erwartet Sie eine verantwortungsvolle Aufgabe in einem engagierten Team, das Bildung, Integration und Chancengleichheit aktiv gestaltet. Wir bieten Ihnen:

• eine sinnstiftende Tätigkeit mit spürbarem sozialem Impact

• einen Zuschuss zum BVG-Firmenticket oder Deutschlandticket-Job

• 30 Urlaubstage pro Jahr

• Zugang zur Personalküche mit kostenlosen Snacks, Obst und Salat

• eine umfassende Einarbeitung und individuelle Unterstützung durch erfahrene Kolleg:innen

• modern ausgestattete Arbeitsplätze mit Smartboards, digitalen Tools und Cloud-Zugriff

• einen abwechslungsreichen Aufgabenbereich mit Gestaltungsspielraum

• ein kollegiales Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen

• eine Arbeitsatmosphäre, die von Offenheit, Wertschätzung und Vertrauen geprägt ist

• regelmäßige gemeinsame Veranstaltungen und Teamfeiern mit dem DDA-Team

Bewerbungshinweise

Wenn Sie Interesse haben, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung in digitaler Form. Bitte senden Sie uns Ihre vollständigen Unterlagen und teilen Sie uns Ihr frühestmögliches Eintrittsdatum, Ihre möglichen Arbeitszeiten sowie Ihre Gehaltsvorstellungen mit.

Über uns

Die Destiny Diversity Academy hat sich als staatlich anerkannte Berufsfachschule, freier Bildungsträger, Integrationskursträger und telc-Prüfungszentrum auf die Ausbildung, Weiterbildung und Integration von Menschen aus allen Kulturen spezialisiert. Unsere Unternehmensphilosophie ist es, Menschen für Bildung zu begeistern und uns mit unserem Bildungsangebot für Chancengleichheit einzusetzen. Wir sehen berufliche Qualifikation als Schlüssel und die Diversität von Menschen als Chance für ein von Wertschätzung geprägtes Miteinander in unserer Gesellschaft. Unsere Lehr- und Lernkonzepte setzen einen besonderen Schwerpunkt auf den Ausbau von interkulturellen Kompetenzen und intensive Deutschförderung.