Die Landeshauptstadt Hannover sucht für den Fachbereich Feuerwehr eine*n

Schreib- und Verwaltungskraft

EG 05

für Assistenzkraft Bereich 37.6 - Bevölkerungsschutz und Krisenmanagement am Dienstort in Langenhagen.

Ihre Aufgaben

Allgemeine Vorzimmertätigkeiten
Büroorganisation und -management im Bereich 37.6
Terminkoordination und Organisation von Routinen (intern und extern), Sachgebietsleitungsrunden, Mitarbeiter*innengesprächen, Kurzvorstellungs-gesprächen für neue Mitarbeiter*innen sowie von Terminen bereichsübergreifender Gremien inkl. der jeweiligen Besprechungsvorbereitungen
Führen und Anfertigen von Besprechungsprotokollen
Sicherstellung der telefonischen Erreichbarkeit – Telefonempfang und Gesprächskoordination
Empfang und Betreuung von Besucher*innen des Bereiches 37.6
Belegungskoordination für Besprechungsräume
Postverteilung
Allgemeiner Schriftverkehr (Word) nach Diktat und schriftliche Kommunikation per E-Mail, dabei auch selbstständiges Erstellen kurzer Schreiben bzw. Texte für die Bereichsleitung
Erstellung von Formularen für die erweiterte digitale Bearbeitung von Vorgängen und Anfragen
Aktenführung, Ablage und Wiedervorlage für die Bereichsleitung
Organisation der Teilnahme der Bereichsleitung an externen Tagungen und Sitzungen, die Organisation von Dienstreisen/ Sitzungen, z.B. Anmeldungen, Hotelbuchungen, Vorbereiten der Sitzungsunterlagen
Erstellen von Folien und Schaubildern nach handschriftlichen Skizzen vornehmlich in PowerPoint und Excel
Überwachung von Gesetzesänderungen und Information der betroffenen Sachgebiete
Mitwirkung beim Bürgertelefon des FB 37 Feuerwehr zum Beispiel bei Einsatz des Führungsstabes
Regelmäßige Überprüfung und erforderlichenfalls Ergänzung/Nachbestellung des Inhalts der Erste-Hilfe-Kästen des Bereiches 37.6
Abwickeln der Kontakte zu Bürger*innen und Kund*innen (telefonisch) inkl. Beschwerdemanagement
Führen der Urlaubslisten sowie der Dienstübersichten des Bereiches
Internetrecherchen, Sichtung und Vorlage relevanter Presseartikel

Sie verfügen über

Eine abgeschlossene Ausbildung in einem der nachfolgenden Berufe:
Bankkauffrau/-mann
Bürokauffrau/-mann
Industriekauffrau/-mann
Kauffrau/-mann für Bürokommunikation
Kauffrau/-mann für Büromanagement
Notarfachangestellte*r
Personaldienstleistungskauffrau/-mann
Rechtsanwaltsfachangestellte*r
Verwaltungsfachangestellte*r

Ihre Kompetenzen und Fähigkeiten

Organisations- und Kooperationsfähigkeit
eine sichere Beherrschung der deutschen Sprache, sehr gute Rechtschreibkenntnisse und eine für diese Position entsprechende Ausdrucksweise in Wort und Schrift sowie
gute Kenntnisse in den in der Stadtverwaltung eingesetzten MS-Office-Programmen (Word, Excel, PowerPoint, OneNote und Outlook)
Gender- und Diversity-Kompetenz
wünschenswert sind Grundkenntnisse der englischen Sprache

Sie passen gut in unser Team, wenn:

Sie aufgeschlossen, motiviert, stresstolerant und teamfähig sind,
Sie über ein sicheres und freundliches Auftreten gegenüber Kolleg*innen und Besucher*innen verfügen

Wir bieten

eine abwechslungsreiche, spannende und interessante Aufgabe mit einer breiten Themenpalette im öffentlichen Dienst
ein motiviertes Team in einem guten Betriebsklima
eine vertrauensvolle Zusammenarbeit in einem innovativen Team
eine engagierte Führungsebene, in einem offenen und kooperativen Arbeitsumfeld
eine umfassende Einarbeitung in die Arbeitsabläufe und Strukturen des Bereiches
fachliche und persönliche Qualifizierungsmaßmaßnahmen durch interne und externe Fortbildungen
einen sicheren Arbeitsplatz, sowie eine Jahressonderzahlung und eine zusätzliche Altersversorgung für Tarifbeschäftigte
die Sozialstandards der Landeshauptstadt Hannover als fortschrittliche Arbeitgeberin
attraktive Sport- und Gesundheitsangebote
die Möglichkeit für Tarifbeschäftigte, ein Dienstfahrrad auch zur privaten Nutzung zu leasen
das „Deutschlandticket Hannover Job“ (365 €-Ticket) im Rahmen des entsprechenden Angebots der Landeshauptstadt und der Region Hannover
flexible Arbeitszeiten, nach Absprache teilweises mobiles Arbeiten

Wir erwarten von Ihnen:

Eigenverantwortung, inklusive der Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten, zur Selbstorganisation/Selbststeuerung
eine gute und ausgleichende Kommunikation
die Bereitschaft, sich fortzubilden
ein ausgeprägtes Interesse am Krisenmanagement sowie am Bevölkerungsschutz mit den zugehörigen Themenfeldern des Katastrophenschutzes und der Zivilen Verteidigung
höchste Diskretion, Verschwiegenheit, Verantwortungsbewusstsein und Loyalität
die Bereitschaft, im Ereignisfall auch außerhalb der üblichen Dienstzeiten zu arbeiten (bspw. bei Katastrophenschutzeinsätzen)
die Bereitschaft, sich einer erweiterten Sicherheitsüberprüfung nach dem Nds. Sicherheitsüberprüfungsgesetz (Nds. SÜG) zu unterziehen,

Hinweise und Werte

Die Eingruppierung richtet sich nach Entgeltgruppe 05 TVöD (z.B. A I 3 Anlage 1 – Entgeltordnung (VKA)).

Die Vollzeitstelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet mit wöchentlich 39 Stunden zu besetzen. Die Stelle ist Teilzeit geeignet . Wir kommen gern mit Ihnen über praktikable Arbeitszeitmodelle ins Gespräch.

Bitte beachten Sie, dass die Wahrnehmung des Arbeitsplatzes die erfolgreiche Durchführung einer erweiterten Sicherheitsüberprüfung (Ü2) nach dem Niedersächsischen Sicherheitsüberprüfungsgesetz (Nds. SÜG) voraussetzt. Geeignete Bewerber*innen müssen sich daher bereit erklären, sich im Einstellungsfall einer Sicherheitsüberprüfung der Sicherheitsüberprüfungsstufe Ü2 unterziehen zu lassen. Diese Sicherheitsüberprüfung darf nicht zum Ergebnis haben, dass ein Sicherheitsrisiko vorliegt, das der Tätigkeit entgegensteht.

Die Landeshauptstadt Hannover hat das Ziel, die Vielfalt der Bevölkerung auch in der Stadtverwaltung abzubilden. Sie erkennt damit Vielfalt als wichtigen Teil ihrer Unternehmenskultur an und ist bestrebt, ein offenes Arbeitsumfeld zu schaffen, das Menschen unabhängig von ihrer ethnischen, kulturellen und sozialen Herkunft, ihres Alters, ihrer Behinderung, ihrer Religion sowie ihrer sexuellen oder geschlechtlichen Identität gleiche Chancen bietet.

Zur Förderung der beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern ermutigen wir gemäß dem Niedersächsischen Gleichberechtigungsgesetz insbesondere Frauen, sich zu bewerben.

Schwerbehinderte Menschen oder ihnen gleichgestellte Bewerber*innen werden bei gleicher Eignung und Befähigung bevorzugt berücksichtigt. Wir bestärken insbesondere Menschen mit einer Migrationsbiografie sich zu bewerben. Weitere Informationen und Hinweise über die Landeshauptstadt Hannover als Arbeitgeberin und das Stellenbesetzungsverfahren finden Sie unter ( .

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung

Für Rückfragen zum Bewerbungsverfahren steht Ihnen Axel Gäfke (Tel. 0511/912-1366, Axel.Gäfke@hannover-stadt.de (mailto:Axel.Gäfke@hannover-stadt.de) ) als Ansprechpartner*in zur Verfügung.

Bei Interesse bewerben Sie sich bitte mit Ihrer vollständigen und aussagefähigen Bewerbung bis zum 22.04.2024 unter Angabe der Ausschreibungsziffer 37.6-2024-01-DZ online über unser Bewerbungsportal ( oder schriftlich an die folgende Adresse:

Landeshauptstadt Hannover

Fachbereich Feuerwehr

OE 37.03.2

Weidendamm 50

30167 Hannover

Noch nichts Passendes dabei?

Dann bleiben Sie mit uns im Kontakt. Wir freuen uns auch über Initiativbewerbungen und beraten Sie gern über die vielfältigen Einstiegsmöglichkeiten.

Für interne Bewerbungen wird auf die geltenden LHH-spezifischen Regelungen verwiesen.