Die Universitätsstadt Gießen stellt ein:

Standesbeamt*innen und Mitarbeiter*in für das Standesamt

für das Büro für Magistrat, Information und Service

Es handelt sich um folgende Stellen:

Eine
Vollzeitstelle
als Standbeamt*in mit einer durchschnittlichen regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von 39 Stunden, die ab dem 14.09.2024 befristet für die Dauer der Abwesenheit der Stelleninhaberin zu besetzen ist. Die Eingruppierung erfolgt in die Entgeltgruppe 9a TVöD.

Eine
Teilzeitstelle
als Standesbeamt*in mit einer durchschnittlichen regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von 33 Stunden, die zum nächstmöglichen Zeitpunkt befristet für die Dauer der Arbeitszeitreduzierungen der Stelleninhaber*innen, bis zunächst 31.12.2025, zu besetzen ist. Die Eingruppierung erfolgt in die Entgeltgruppe 9a TVöD.

Bei Bewerber*innen, die am Grundseminar zur Bestellung von Standesbeamt*innen noch teilnehmen müssen, erfolgt die Eingruppierung in die Entgeltgruppe 7 TVöD und nach Bestellung zur/m Standesbeamt*in erfolgt die Eingruppierung in die Entgeltgruppe 9a TVöD.

Eine
Teilzeitstelle
als Mitarbeiter*in für das Standesamt mit einer durchschnittlichen regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von 19,5 Stunden, die zum nächstmöglichen Zeitpunkt befristet für die Dauer der Arbeitszeitreduzierungen der Stelleninhaber*innen, bis zunächst 31.12.2025, zu besetzen. Die Eingruppierung erfolgt in die Entgeltgruppe 6 TVöD.

Zu 1.:

Das Aufgabengebiet in der Geburtenabteilung umfasst insbesondere:

Beurkundung von Geburten einschließlich aller erforderlichen Vorprüfungen und Folgearbeiten unter Beachtung des Personenstandsrechts, des bürgerlichen und internationalen Privatrechts, ausländischer Familienrechte usw. sowie Rechtsprechung,
Prüfung der Abstammung und der Staatsangehörigkeit des Kindes, des Familienstandes der Eltern und des Sorgerechts,
Beurkundung von Vaterschafts- und Mutterschaftsanerkennungen, Einleitung des Aussetzungsverfahrens bei Verdacht auf missbräuchliche Vaterschaftsanerkennung nach § 1597 a BGB,
Beurkundung von namensrechtlichen Erklärungen im Zuge der Geburtsbeurkundung unter Beachtung des nationalen und internationalen Namensrechtes (z. B. Angleichungserklärungen, Einbenennungen, Namenserklärungen zur Namensführung eines Kindes, Erklärungen zur Rechtswahl),
Abnahme von eidesstattlichen Versicherungen,
Erstellen von Personenstandsurkunden und Auszügen aus den Personenstandsregistern (Geburts-, Sterbe-, Ehe- und Lebenspartnerschaftsregister),
Gebührenerhebung (bar, ec-Zahlungen und durch Rechnung),
Vornahme von Eheschließungen – auch außerhalb der Öffnungszeiten (u. a. auch samstags),
sukzessive Nacherfassung von Altregistern in das elektronische Register.

Zu 2.:

Das Aufgabengebiet umfasst insbesondere:

Beurkundung von Personenstandsfällen einschließlich aller erforderlichen Vorprüfungen und Folgearbeiten unter Beachtung des Personenstandsrechts, des bürgerlichen und internationalen Privatrechts, ausländischer Familienrechte usw. sowie Rechtsprechung, insbesondere im Bereich der Anmeldung von Eheschließungen und Ausstellung von Ehefähigkeitszeugnissen,
Information und Beratung von Bürgerinnen und Bürgern, Rechtsanwälten, Konsulaten und anderen Behörden in allen Angelegenheiten des Aufgabengebietes,
Beurkundung von namensrechtlichen Erklärungen unter Beachtung des nationalen und internationalen Namensrechtes (z. B. Angleichungserklärungen, Namenserklärung zur Namensführung in der Ehe, Namenserklärungen zur Namensführung eines Kindes, Erklärungen zur Rechtswahl),
Abnahme von eidesstattlichen Versicherungen,
Erstellen von Personenstandsurkunden und Auszügen aus den Personenstandsregistern (Geburts-, Sterbe-, Ehe- und Lebenspartnerschaftsregister),
Gebührenerhebung (bar, ec-Zahlungen und durch Rechnung),
Durchführung von Eheschließungen,
sukzessive Nacherfassung von Altregistern in das elektronische Register.

Zu 3.:

Das Aufgabengebiet umfasst insbesondere:

Vorbereitung von Eheschließungen (Empfang der Brautpaare, Kontrolle der Daten und Dokumente, ggf. Ergänzung/Änderung, Datenaufnahme von Trauzeugen, Vorbereiten der Niederschrift, Namenserklärung und der Eheurkunden je Trauung),
Anlegen der Sammelakten zum Eheregister,
Übertragung/Übernahme von übermittelten Anmeldungen zur Eheschließung durch andere Standesämter,
Betreuung des Online-Traukalenders (TKO) einschl. Vereinbarung von Trauterminen, Bearbeitung von Reservierungen, Beantwortung von Rückfragen sowie sonstigen Reservierungen von Eheschließungsterminen,
wöchentliche Bestellung des Blumenschmucks für das Trauzimmer und den Wintergarten bei der Stadtgärtnerei sowie Überwachung der Lieferungen sowie Mitteilung der Trautermine an den/die Hausmeister*innen,
Bestandspflege der als Eheregister geführten Familienbücher sowie unterschrifts- bzw. signaturreife Vorbereitung der Folgebeurkundungen in die Eheregister und als Eheregister geführten Familienbücher einschließlich Schriftverkehr und Aktenführung; vorbereitende, fallbezogene Ausstellung von Bescheinigungen über die Namensführung,
Eintragung von Hinweisen in die Personenstandsregister und –bücher,
Vorbereitende Nacherfassung von Altregistern, insbesondere der Familienbücher, in das elektronische Register.

Persönliches und fachliches Anforderungsprofil:

Vorrangig abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten, zur/zum Kauffrau*mann für Büromanagement bzw. alternativ in einem vergleichbaren Bürofachberuf oder kaufmännischen Ausbildungsberuf,
Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung ist von Vorteil,
erfolgreiche Teilnahme am Grundseminar zur Bestellung von Standesbeamten*innen sowie Besuch weiterer fachspezifischer Fortbildungsseminare sind von Vorteil,
Kenntnisse des Personenstandsrechts, des bürgerlichen und internationalen Privatrechts und angrenzender Rechtsgebiete sind von Vorteil,
Kenntnisse in der Anwendung des Fachverfahrens Autista sind von Vorteil,
Bildschirmtauglichkeit und gute Kenntnisse in MS-Office-Standard-Produkten, sowie die Bereitschaft, sich in weitere arbeitsplatzspezifische EDV-Programme einzuarbeiten,
Erfahrungen im Umgang mit Publikum sowie gewandtes, freundliches und serviceorientiertes Auftreten im telefonischen und persönlichen Kontakt mit den Bürgern*innen,
hohe Belastbarkeit in einem publikumsintensiven Bereich, Durchsetzungs- und Konfliktfähigkeit,
Fähigkeit zu selbstständigem, eigenverantwortlichem und sehr genauem Arbeiten,
Flexibilität, Zuverlässigkeit, schnelle Auffassungsgabe,
Teamfähigkeit,
Bereitschaft, auch außerhalb der Öffnungszeiten Eheschließungen vorzunehmen (Freitagnachmittag/Samstag),
interkulturelle Kompetenz ist wünschenswert,
Bereitschaft zum Besuch von mehrtägigen, auswärtigen Fortbildungsseminaren.

Wir bieten Ihnen:

Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem motivierten Team,
attraktive Fort- und Weiterbildungsangebote,
ein vielfältiges, zukunftsorientiertes und verantwortungsvolles Aufgabengebiet,
flexible Arbeitszeiten und Angebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf, z. B. auch die Möglichkeit von Home-Office und mobilem Arbeiten,
Maßnahmen zur Gesundheitsförderung,
einen Arbeitsplatz in zentraler Lage mit sehr guter Verkehrsanbindung, zahlreiche Einkaufsmöglichkeiten und ortsnaher Natur,
betriebliche Altersvorsorge,
Sonderzahlungen nach dem TVöD für Beschäftigte,
ein Jobticket zur Nutzung im gesamten RMV-Gebiet.

Nach dem Hessischen Gleichberechtigungsgesetz sind wir zur Erhöhung der Frauenquote verpflichtet. Deswegen sind Bewerbungen von Frauen besonders erwünscht. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Für unsere moderne, offene, bürgerorientierte Verwaltung sind Bewerbungen von Fachkräften mit Migrationshintergrund gewünscht.

Die Universitätsstadt Gießen zeichnet sich durch Gleichstellung, Antidiskriminierung und Chancengleichheit aus. Daher wünschen wir uns von allen Bewerber*innen Gleichstellungs- und Vielfaltskompetenz.

Eine Besetzung der Vollzeitstelle in Teilzeit ist grundsätzlich möglich. Dies gilt auch für Funktionen mit Vorgesetzten- und Leitungsaufgaben aller Hierarchieebenen.

Ehrenamtliches Engagement ist uns wichtig. Soweit Sie ehrenamtlich tätig sind, bitten wir Sie, dies in den Bewerbungsunterlagen anzugeben. Im Ehrenamt erworbene Erfahrungen und Fähigkeiten können gegebenenfalls im Rahmen von Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung positiv berücksichtigt werden, wenn sie für die vorgesehene Tätigkeit dienlich sind.

Wenn Sie unser Angebot angesprochen hat, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Ihre aussagefähigen Bewerbungsunterlagen richten Sie bitte bis zum 25. Juni 2024 an die

Universitätsstadt Gießen

- Haupt- und Personalamt -

Berliner Platz 1, 35390 Gießen.

Onlinebewerbungen nehmen wir bevorzugt entgegen. Diese richten Sie bitte an bewerbung@giessen.de (mailto:bewerbung@giessen.de) .

Für weitere Auskünfte steht Ihnen Frau Blaufelder vom Haupt- und Personalamt unter der Rufnummer 0641 306-2045 zur Verfügung.

Bitte legen Sie die Bewerbungsunterlagen in Kopie und ohne Klarsichthüllen, Hefter o.Ä. vor, da diese aus Kostengründen nicht zurückgesandt werden können. Sollte eine Rücksendung der Unterlagen gewünscht werden, bitten wir einen frankierten Rückumschlag beizufügen. Ist dies nicht der Fall, werden die Unterlagen im Anschluss an das Auswahlverfahren vernichtet. Des Weiteren wird ebenfalls aus Kostengründen auf eine Eingangsbestätigung und auf Zwischennachrichten verzichtet.