Willkommen im kleinsten und einwohnerstärksten Kreis Schleswig-Holsteins. Mit rund 1.000 Beschäftigten engagieren wir uns in unterschiedlichen Fachgebieten für das Wohl von ca. 315.000 Menschen – individuell, freundlich und verbindlich.

Sie sind ein Organisationstalent und haben Erfahrung in einem Geschäftszimmer? Sie haben Lust, die Fachdienstleitung sowie das Team darum mit großer Leidenschaft und Empathie zu unterstützen? Dann sollten wir uns unbedingt mal kennenlernen.

Sie treffen auf den Fachdienst Jugend/soziale Dienste mit seinen insgesamt über 160 kompetenten, netten, engagierten und zuverlässigen Kollegen*innen. Im Geschäftszimmer der Fachdienstleitung laufen alle Belange des Fachdienstes und des Jugendamtes zusammen. Es erwartet Sie eine vielseitige Tätigkeit in einem vielseitigen Fachdienst.

Sie werden Teil des Teams im Fachdienst, welches aktuell aus 11 Teams, zwei Abteilungen und der Fachdienstleitung besteht, die Ihnen gemeinsam eine gute Einarbeitung und eine aktive Unterstützung ermöglichen werden. Wir legen Wert auf flache Hierarchien sowie einer transparenten und von Wertschätzung geprägten Kommunikation. Uns ist außerdem eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit unseren freien Trägern und allen anderen Akteuren im Netzwerk der Jugendhilfe des Kreises Pinneberg sehr wichtig, diese leben wir seit vielen Jahren.

Darauf können Sie sich freuen

Auf eine unbefristete Teilzeitstelle mit 28,5 Stunden und bei Erfüllung der tarifrechtlichen Voraussetzungen Eingruppierung bis EG 5 TVöD
Eine tarifliche Jahressonderzahlung und ein jährliches Leistungsentgelt sowie eine betriebliche Altersvorsorge
Flexible Arbeitszeiten mit Homeoffice Möglichkeiten und 30 Tagen Urlaub pro Jahr
Ein großes Angebot in- und externer Fortbildungen
Vielfältige Angebote unseres betrieblichen Gesundheitsmanagements
Eine große Anzahl von Betriebssportmöglichkeiten und unser Firmenfitness in Zusammenarbeit mit EGYM Wellpass
HVV ProfiTickets und Fahrradleasing inklusive Arbeitgeberzuschuss

Das sind Ihre Aufgaben

Geschäftszimmer für den Fachdienst, u.a. Postverteilung, einschließlich digitale Posteingänge, Telefon, Buchung von Räumlichkeiten und Organisation von Ressourcen, Zusammenstellung von Tagesordnungen, Erstellung und Versand von Einladungen, Erstellung und Versand von Niederschriften
Terminkoordination für den Fachdienst- und Jugendamtsleiter
Bei Abwesenheit des Fachdienstleiters an ihn herangetragene Sachverhalte annehmen und eigenverantwortliche Bearbeitung (einschl. Posteingang)
Ansprechpartner*in allen Belangen für die Kolleginnen und Kollegen des Fachdienstes und fachdienstübergreifend sowie für Bürger*innen und Leistungserbringer
Bearbeitung des Umlaufwesens/Fachzeitschriften
Überwachung und Bewirtschaftung von Fachdienstbudgets
Planung und Koordination von Material- und Mobiliarbeschaffungen, Literaturbestellung
Organisation, Vorbereitung, Teilnahme und Protokollführung in der Fachdienstbesprechung
Abwesenheitsvertretung der Geschäftsführung des Jugendhilfeausschusses

Das bringen Sie mit

Die Befähigung für das 2. Einstiegsamt der Laufbahngruppe 1 allgemeine Dienste oder eine Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten. Alternativ verfügen sie über eine kaufmännische Ausbildung, mit entsprechender Erfahrung im Geschäftszimmer
Sicheren Umgang mit Word, Excel, Outlook und dem Internet
Idealerweise Haushalts- und kassenrechtliche Grundkenntnisse
Ausgeprägtes Organisationstalent, eine schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, umsichtig und weitsichtig zu arbeiten
Fähigkeit, sich selbständig und eigenverantwortlich in Thematiken einzuarbeiten
Eine hohe Sozialkompetenz und wirtschaftliches sowie kunden*innenorientiertes Handeln
Selbstständige Arbeitsweise und ein hohes Engagement
Ein gutes Verhandlungsgeschick und eine gute Kompromissfähigkeit
Einen sorgfältigen Umgang mit sensiblen Daten und Informationen

Neugierig geworden?

Dann sind wir schon gespannt auf Ihre aussagefähigen Bewerbungsunterlagen, die Sie bitte bis zum 07.01.2024 über unsere Homepage im Karriereportal unter Aktuelle Stellenangebote über das Online-Bewerberportal einstellen.

Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei ansonsten gleicher Eignung bevorzugt.

Für Rückfragen zum Aufgabengebiet und zu den Anforderungen des Arbeitsplatzes stehen Ihnen gern der Fachdienstleiter, Herr Christoph Helms, unter Telefon (04121) 4502 3390, und die Abteilungsleiterin Verwaltung sowie stellvertretende Fachdienstleiterin, Frau Christiane Timmermann, unter Telefon (04121) 4502 3660, gern zur Verfügung. Ihre Ansprechpartnerin zum laufenden Auswahlverfahren ist Frau Bianca Krappel, Telefon (04121) 4502 1291.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Geschäftszimmer für den Fachdienst, u.a. Postverteilung, einschließlich digitale Posteingänge, Telefon, Buchung von Räumlichkeiten und Organisation von Ressourcen, Zusammenstellung von Tagesordnungen, Erstellung und Versand von Einladungen, Erstellung und Versand von Niederschriften
Terminkoordination für den Fachdienst- und Jugendamtsleiter
Bei Abwesenheit des Fachdienstleiters an ihn herangetragene Sachverhalte annehmen und eigenverantwortliche Bearbeitung (einschl. Posteingang)
Ansprechpartner*in allen Belangen für die Kolleginnen und Kollegen des Fachdienstes und fachdienstübergreifend sowie für Bürger*innen und Leistungserbringer
Bearbeitung des Umlaufwesens/Fachzeitschriften
Überwachung und Bewirtschaftung von Fachdienstbudgets
Planung und Koordination von Material- und Mobiliarbeschaffungen, Literaturbestellung
Organisation, Vorbereitung, Teilnahme und Protokollführung in der Fachdienstbesprechung
Abwesenheitsvertretung der Geschäftsführung des Jugendhilfeausschusses