Wir suchen zum frühestmöglichen Zeitpunkt eine/n:

Schulsekretär/in (m/w/d)

für die Grundschule Oldenstadt

Die Stelle umfasst 27,3 Std./ Woche

(befristet für die Dauer der Krankheitsvertretung)

Die Bürgerinnen und Bürger stehen im Mittelpunkt unseres Handelns, sie sind Partner und Kunden, nach deren Bedürfnissen wir uns ausrichten. Die Vielfalt und das Niveau der städtischen Angebote und Dienstleistungen machen Uelzen attraktiv und lebenswert – auch für Neubürger, Investoren und Gäste. Für deren Planung, Lenkung und Verwaltung sind kreative Fachleute aus vielen Branchen im Rathaus und den Außenstellen gefragt, die Wissen und Erfahrung zum Wohl der Stadt einbringen.

Wenn Sie im Team unserer bürger- und familienfreundlichen Verwaltung mitwirken möchten, könnten Sie für uns die richtige Persönlichkeit sein.

Das Schulsekretariat unterstützt den Schulträger und die Schulleitung bei der Erfüllung ihrer Aufgaben.

Zu Ihren Kernaufgaben gehören:

- Mitwirkung bei der Ein-, Aus- und Umschulung

Anträge annehmen und prüfen
Schülerakte, -kartei anlegen bzw. berichtigen
Mitteilung an zuständige Stelle fertigen/versenden

- Mitwirkung bei der Abwicklung der Schülerbeförderung

Anträge ausgeben/annehmen
Jahreskarten ausgeben

- Mitwirkung bei der Abwicklung des Ganztagsbetriebes

Organisation des Mittagessens und der Nachmittagsbetreuung unterstützen
Herausgabe und Annahme von Anträgen und Mensakarten

- Abwicklung sonstiger Schülerangelegenheiten

Bescheinigungen (Schülerausweise, Bescheinigungen über Schulbesuch, Zweitschriften von Zeugnissen) ausstellen und ausgeben
Unfälle melden, Unfall- und Schadensmeldungen aufnehmen und weiterleiten
Krankmeldungen entgegennehmen und registrieren
Mahnschreiben bei Schulversäumnis nach Anweisung ausfüllen und versenden
Bei Vorbereitung und Durchführung von Vorsorgeuntersuchungen und Impfaktionen mitwirken
„Blaue Briefe“ registrieren, versenden und Rücklauf überwachen

- Führen von Schülerdateien

Karteien (Schülerkartei, Schüler-Personalblätter, Klassenkarteien) führen
Statistiken und Listen fertigen und nach Anweisung auswerten und weiterleiten

- Allgemeine Sekretariatsdienste

Postein- und –ausgang organisieren, Portoliste führen
Botengänge mit Sekretariatsbezug durchführen
Besucherverkehr organisieren
Außenkommunikation (Telefon, Fax, Email) sicherstellen
Terminkalender führen, Termine planen und überwachen
Auskünfte erteilen
Umläufe organisieren, ablegen
Schreibarbeiten durchführen
Registratur führen und Dokumente verwalten

- Unterstützung in Personalangelegenheiten der Landesbediensteten

Unfall- und Schadensmeldungen aufnehmen und weiterleiten
Dienstaufträge und Fortbildungsanträge weiterleiten
Krankmeldungen entgegennehmen, weiterleiten, vermerken
Lehrerdatei führen
Anträge auf Mehrarbeit/Nebentätigkeit weiterleiten

- Material- und Inventarverwaltung

Bedarf an Büromaterial, Informationsmaterial und Vordrucken feststellen
Büromaterial, Informationsmaterial und Vordrucke bestellen, verwalten, ausgeben
Bei der Bestellung von Lehr- und Lernmaterial sowie Schulinventar mitwirken
Vordrucke pflegen
Inventarlisten pflegen

- Unterstützung sonstiger schulbezogener Angelegenheiten

Bei der Organisation von Schulveranstaltungen mitwirken
Außenkontakte unterstützen (Schulamt, Land)
Bedarf an Erste-Hilfe-Material überwachen
Durchführung von Klassenfahrten unterstützen

- Unterstützung des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens

Inventarlisten führen
Rechnungen auf die Anordnungsfähigkeit prüfen, den Kostenstellen und Sachkonten zuordnen und Zahlungsanweisungen erstellen
Nachweis über die Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln führen
Budgetüberwachung des Bildungsbudgets
Unterstützung der Schulleitung bei der Führung der Schulgirokonten

Wir bieten:

Möglichkeiten zur Weiterbildung (intern & extern)
30 Tage Jahresurlaub und zwei zusätzlich freie Tage am 24.12. und 31.12.
betriebliche Zusatzversorgung und Jahressonderzahlung
kurze Entscheidungswege, eigenverantwortliches Arbeiten
betriebliche Angebote zur Gesundheitsförderung (z.B. Firmenfitnessprogramm)

Ihr Profil:

Sie

verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder Bürokauffrau/-mann (m/w/d) oder vergleichbar oder mind. 2-jährige Tätigkeit in einem Schulsekretariat
haben mehrjährige Berufserfahrung in einer Verwaltungs- oder Bürotätigkeit
besitzen EDV-Kenntnisse in gängigen Officeprodukten (Outlook, Word, Excel)
können Arbeitsabläufe strukturieren und organisieren
haben Erfahrung im Umgang mit Kindern (wünschenswert)

Das Beschäftigungsverhältnis richtet sich nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst. Die Stelle ist der Entgeltgruppe 5 TVöD zugeordnet. In dem Bereich, in den diese Stelle fällt, sind Männer unterrepräsentiert. Männer werden ausdrücklich gebeten, sich zu bewerben. Bei gleicher Eignung werden schwerbehinderte Menschen bevorzugt eingestellt. Die Stelle ist teilzeitgeeignet. Es wird erwartet, dass unabhängig von der arbeitsvertraglichen Stundenzahl die Bereitschaft und die tatsächliche Möglichkeit vorhanden ist, insbesondere in der Schulzeit Mehrstunden zu leisten. Urlaub und Mehrstundenausgleich muss vorrangig während der Ferienzeiten nach dem Niedersächsischen Ferienkalender genommen werden. Öffnungszeiten des Sekretariats müssen in Absprache mit der Abteilung Schulen und Sport und der Schulleitung abgedeckt sein.

Gerne steht Ihnen für Rückfragen der Leiter der Abteilung Schule und Sport, Herr Nieber, unter der Telefonnummer (0581) 800-6240 zur Verfügung.

Ihre Bewerbung mit tabellarischem Lebenslauf, Zeugniskopien sowie Tätigkeitsnachweisen richten Sie bitte bis spätestens zum 26. Mai 2024 an:

Hansestadt Uelzen

Fachbereich Organisation und Personal

Stichwort: „13/2024 Schulsekretariat GS Oldenstadt“

Herzogenplatz 2

29525 Uelzen

oder per Mail an bewerbung@stadt.uelzen.de (mailto:bewerbung@stadt.uelzen.de) (Anlagen im pdf-Format)

Weitere Informationen zur Hansestadt Uelzen erhalten Sie unter

Uelzen - einfach liebenswert - inmitten der Lüneburger Heide und Teil der Metropolregion Hamburg!