Die Erlebnis Bremerhaven GmbH ist die Stadtmarketing-, Tourismus- und Veranstaltungsgesellschaft der Seestadt Bremerhaven und deckt das komplette Spektrum des Stadtmarketings, Destinationsmanagements bis hin zur Durchführung überregional bekannter Großveranstaltungen ab.
Wir suchen eine engagierte und kommunikationsstarke Persönlichkeit (m/w/d) für die Assistenz der Geschäftsführung.

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Die Tätigkeit als Assistent (m/w/d) der Geschäftsführung umfasst insbesondere folgende Aufgaben:

Allgemeine Assistenzaufgaben
Zentraler Telefondienst im Vorzimmer der Geschäftsführung
Administrative Steuerung aller internen Prozesse der Geschäftsleitung u.a. betreffend die verantwortliche Führung von Wiedervorlagelisten, Fristenüberwachung, Zusammenstellung von Unterlagen und Vorgangsakten, Terminkoordination und -überwachung einschließlich der administrativen Vorbereitung von Terminen u.a. mit regionalen und überregionalen Kooperationspartnern und Leistungsträgern etc.
Wahrnehmung der Filterfunktion u.a. hinsichtlich der Beurteilung der Relevanz von ungeplanten telefonischen und persönlichen Anliegen unter Berücksichtigung der geplanten Termine, notwendiger Prioritätenverschiebung, sowie der grundsätzlichen Relevanz für die Geschäftsführung, bedarfsweise Ableitung von Lösungsalternativen oder möglicher Zeitfenster
Empfangstätigkeiten und Gästebetreuung
Erbringen von Registraturarbeiten und Aktenverwaltung
Beschaffung von Blumenpräsenten und Geschenken
Unterschriftsreife Vorbereitung von Korrespondenz in Deutsch und Englisch
Vollständige Organisation von Dienstreisen unter Beurteilung der Kostenleistungsverhältnisse und eventueller Stornierungsbedingungen
Vorbereitung der Reisekostenabrechnung für die Buchhaltung
Verwaltung und Abrechnung der Firmenkreditkarte für die Buchhaltung
Inhaltliche Vorbereitung von interner Kommunikation
E-Mailverwaltung der Geschäftsführung, Sekretariat
Registratur der Eingangspost und Weiterleitung an die Fachabteilung
Stammdatenpflege
Administrative Vor- und Nachbereitung von Aufsichtsratssitzungen sowie Sitzungsteilnahme und Protokollführung
Pflege des Sitzungskalenders, Einstellung von Sitzungen
Einholung, Aufbereitung, Fertigstellung und Kontrolle der Sitzungsunterlage
Vorbereitung von Beschlussunterlagen
Erstellung und Versand von Einladungen mit Anlagen
Sicherstellung der fristgerechten Zustellung der Sitzungsunterlagen
Raumvor- und -nachbereitung (inkl. Technik)
Unterschriftsreife Vorbereitung der Niederschrift
Versand an Aufsichtsratsmitglieder
Archivierung (analog und digital) von Niederschriften
Zentrale Vertragsverwaltung
Analoge & digitale Archivierung von Verträgen
Entsprechende Terminüberwachung
Mitwirkung bei Projektarbeit/-management
Teilnahme an Besprechungen u.a. zur Definition von Projektzielen, Erfassung des Ist-Zustandes und Vorstellung bzw. Abstimmung von Projektinhalten
Durchführung von Marktrecherchen
Vornahme der internen Zeitplanung innerhalb von Projekten
Bewertung von Sachverhalten unter Berücksichtigung interner Interessen und Ableitung von Entscheidungsvorschlägen
Unternehmensseitige Durchführung oder Begleitung der Projekte ggf. unter Steuerung externer Partner unter Berücksichtigung interner Belange
Interne Koordination mit Fachbereichen, Projektüberwachung, Dokumentation
Leistungsabnahme und Abschluss
Prüfung von Eingangsrechnungen hinsichtlich sachlicher und rechnerischer Richtigkeit

Voraussetzungen

Wir suchen ein Organisationstalent, mit Verantwortungsbewusstsein, Eigeninitiative, überdurchschnittlichem Engagement, einem freundlichen, verbindlichen und sicheren Auftreten, ausgeprägter Fähigkeit zu analytischem, strategischem und konzeptionellem Denken, selbständiger und eigenverantwortlicher Arbeitsweise, sehr guter Arbeitsorganisation und ausgeprägter Team- und Kommunikationsfähigkeit, hoher Zuverlässigkeit, insbesondere auch unter Termindruck, sowie zeitlich flexibler Arbeitszeitgestaltung, die bei Bedarf auch die Abendstunden, das Wochenende und Feiertage umfasst.
Einen sicheren Umgang mit den gängigen MS Office-Programmen (insbesondere Word, Excel, Outlook) sowie die Fähigkeit und Bereitschaft, sich in neue Anwendungen (Fachsoftware) schnell einzuarbeiten setzen wir als selbstverständlich voraus.

Ihr Profil

Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, alternativ abgeschlossenes (Fach-) Hochschulstudium
langjährige Berufserfahrung in der Assistenz sollte vorhanden sein
sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
Organisationsgeschick
Belastbarkeit, Teamfähigkeit
Sicheres Auftreten, gute kommunikative Fähigkeiten mit unterschiedlichen Gruppierungen
Außerdem sind Vertraulichkeit, Professionalität und Diskretion essentiell
hohe Einsatzbereitschaft, Kreativität, flexible Arbeitszeitgestaltung, Bereitschaft zur Arbeit in den Abendstunden und am Wochenende

Wir bieten

Verantwortung in einem vielfältigen Arbeitsumfeld mit spannenden und herausfordernden Aufgaben
ein motiviertes und engagiertes Team
eine freundliche und wertschätzende Arbeitsatmosphäre
Betriebliche Gesundheitsförderung (u.a. Hansefit)
Bezahlung nach TVöD VKA

Weitere Informationen

Es handelt sich um eine Vollzeitstelle (39 Std./Woche).
Die Vergütung ist, abhängig von Ihrer Qualifikation sowie den Ihnen übertragenen Aufgaben, bis zu Entgeltgruppe 9 a TVöD VKA West möglich.
Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte bis zum 31.05.2024 an die

Erlebnis Bremerhaven GmbH
Frau Althorn
H.-H.-Meier-Straße 6
27568 Bremerhaven
oder per E-Mail an: althorn@erlebnis-bremerhaven.de

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