Mit den steigenden Einwohner*innenzahlen steigen auch die Anforderungen und Aufgaben einer Stadtverwaltung. Die Herausforderungen der Zukunft lassen sich nur durch gutes Personal bewältigen.

Daher suchen wir Sie! Werden Sie ein Teil unserer Gemeinschaft und helfen Sie uns dabei, unseren Einwohner*innen in sämtlichen Lebenslagen mit Rat und Tat zur Seite zu stehen!

In Ihrer Tätigkeit als Assistenz sind Sie direkt dem Bürgermeister zugeordnet und erledigen u. a. sämtliche anfallenden Sekretariatstätigkeiten. Die Tätigkeitsschwerpunkte der Assistenz strahlen in die gesamte Verwaltung hinein sowie an den Schnittstellen in die einzelnen Fachbereiche und Ämter.

Zu Ihren Aufgaben gehören:

Terminplanung und Terminüberwachung für den Bürgermeister, hier: Vereinbarung, Koordination und Vorbereitung von Terminen
Empfang und Betreuung von Besucher*innen beim Bürgermeister; Erledigung von Anfragen und Auskünften von Bürger*innen
Öffnung, Sortierung und Weiterleitung der beim Bürgermeister täglich eingehenden gesamten Rathauspost
Sammeln und Veröffentlichen hausinterner Mitteilungen (Infodienst)
Pflege Intranet (WordPress: Infodienst, Freitagsblog, Stellenausschreibungen)
Haushalt: Führung der Handkasse Vorzimmer Bürgermeister, Überwachung, Verwaltung und Kontierung der Sachkonten des Bürgermeisters (Verfügungsmittel, Ehrengaben, Altersjubiläen)
Protokollführung der Verwaltungskonferenzen und im Krisenstab
Korrespondenz mit den Bürgerinnen und Bürgern, Unternehmen, Vereinen und Behörden sowie Beschwerden, die direkt dem Bürgermeister zugetragen werden, mit und an zuständige Stellen abstimmen und vermitteln sowie weiterleiten (Stadt, EVO, EVL, Stadtwerke)
Vor- und Nachbereitungen von Rats- und Ausschusssitzungen
Organisation repräsentativer Veranstaltungen für den Bürgermeister: (z. B. Einbürgerungen, Neujahrsbegegnung: Terminplanung, Raumreservierung, „Bewirtung“, Ausstattung, Organisation von Hilfskräften)

Änderungen im finalen Aufgabenzuschnitt bleiben vorbehalten.

Anforderungsprofil (zwingende Voraussetzungen):

Ein erfolgreicher Abschluss der Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten im kommunalen Verwaltungsdienst oder erfolgreicher Abschluss der Ausbildung zur/zum Kauffrau/Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement/-kommunikation oder eine vergleichbare Qualifikation
hohe EDV-Affinität und hervorragender Umgang mit den gängigen MS-Office-Produkten
Organisationstalent und Leidenschaft für das Büromanagement
überzeugende Kommunikationsfähigkeit, um in einem anspruchsvollen Umfeld als souveräne Anlaufstelle für unterschiedliche Schnittstellen und Bürger*innenkontakt agieren zu können
hohes Maß an Eigenverantwortung und -initiative
hohes Maß an Kommunikationsbereitschaft und starke Dienstleistungsorientierung
Durchsetzungsstärke und schnelle Auffassungsgabe sowie gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
Teamfähigkeit und freundliches Auftreten im Umgang mit Kolleg*innen und Bürger*innen etc.
Bereitschaft, auch außerhalb der regulären Dienstzeiten in den Abendstunden und am Wochenende zu arbeiten
ein hohes Maß an Einsatzbereitschaft, Belastbarkeit und Flexibilität

Weiterhin wünschenswert:

einschlägige Berufserfahrung im Bereich der Sekretariatsarbeit

Wir bieten Ihnen:

Bei uns finden Sie einen interessanten und vielseitigen Aufgabenbereich in einem guten Arbeitsumfeld mit guten Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten im Rahmen der Tätigkeit.

Die Beschäftigung erfolgt im Rahmen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD). Bei Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen wird die Entgeltgruppe 9a TVöD gezahlt. Eine genaue Einstufung innerhalb dieser Entgeltgruppe ist erfahrungsabhängig.

Daneben sieht der TVöD eine Jahressonderzahlung, eine jährliche leistungsorientierte Bezahlung (LOB), eine betriebliche Altersversorgung durch die Zusatzversorgungskasse (ZVK) sowie die Gewährung von 30 Tagen Urlaub/5-Tagewoche vor. Flexible Arbeitszeiten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf finden selbstverständlich Berücksichtigung.

Die Aufgabe kann aufgrund der Komplexität des Aufgabengebietes nicht in Teilzeit übernommen werden.

Darüber hinaus nimmt die Stadt Leichlingen die berufliche Integration nach dem SGB IX ernst. Bewerbungen von Schwerbehinderten und gleichgestellten Bewerber*innen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Menschen mit den verschiedensten Hintergründen und Interessen finden bei uns ihren Arbeitsplatz zum Wohlfühlen. Dabei ist die Chancengleichheit für alle Bewerber*innen, unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität unser höchstes Gebot!

Für fachliche Fragen zur ausgeschriebenen Stelle wenden Sie sich bitte an:
Bürgermeister Frank Steffes
Tel. 02175 992-100
E-Mail: frank.steffes(at)leichlingen.de

Bei Fragen zum Bewerbungsverfahren wenden Sie sich bitte an den Personalservice:
Tel. 02175 992-135 oder 02175 992-136
E-Mail: personalservice(at)leichlingen.de

Aussagefähige Bewerbungen mit den üblichen Unterlagen (Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Zeugniskopien) sind ausschließlich online als eine zusammenhängende PDF-Datei bis zum 11.10.2023 zu richten an: bewerbungen(at)leichlingen.de

Bitte nutzen Sie ausschließlich das E-Mail-Bewerbungsverfahren. Gleichzeitig danken wir für Ihr Verständnis, dass postalisch eingereichte Bewerbungen nicht berücksichtigt und unverlangt eingesandte Bewerbungsunterlagen aus organisatorischen Gründen nicht zurückgesandt werden. Ihre personenbezogenen Daten werden vertraulich und gemäß der geltenden Datenschutzvorschriften behandelt.

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich von der Stadt Leichlingen zur Durchführung des Stellenbesetzungsverfahrens verwendet. Es haben nur berechtigte Mitarbeiter*innen der Stadt Leichlingen Zugang zu Ihren Daten. Ihre personenbezogenen Daten werden bis zum vollständigen Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens gespeichert. Danach werden Ihre Daten gelöscht.