Für den Einsatz im Schulsekretariat unserer Grundschule Villa Elisabeth (Schule in freier Trägerschaft) in 15745 Wildau suchen wir ab dem 01. August 2023 bzw. nach Vereinbarung eine

Schulsekretärin (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit

Wer wir sind:

In unseren drei Privatschulen Villa Elisabeth (Gymnasium in Wildau und Gesamtschule in Eichwalde, Grundschule in Wildau ) unterrichten wir nach dem Studienpädagogischen® Prinzip. Die Klassenstärke pro Klasse beträgt maximal 20 Schülerinnen und Schüler. Der Unterricht beginnt um 8:30 Uhr und endet von Montag bis Donnerstag um 15.00 Uhr (Primar: Kl. 1-6, Sekundarstufe I: Kl. 7-10) oder 16.40 Uhr (Sekundarstufe II: Kl. 11-13) und am Freitag um 13.30 Uhr. Weitere Informationen zu den Schulen finden Sie unter .

Verantwortung:

Als SchulsekretärIn haben Sie in alle Bereiche der Schule Einblick und tragen dafür Verantwortung, dass Informationen nur mit Bedacht weitergegeben werden.

Die Position ist eine Schlüsselposition zwischen Schulleitung, Mitarbeiter, Eltern, Schülerinnen und Schülern, Kunden, Partner und Lieferanten. Alle Kontakte werden hier verwaltet. In der Kommunikation nach außen, ist es besonders wichtig, dass bei potentiellen und bestehenden Kunden sowie bei Lieferanten ein positiver Eindruck des Unternehmens entsteht. Auch Intern läuft der Kommunikationsfluss über diese Position. Eigenverantwortliches und selbstständiges Arbeiten wird vorausgesetzt. Diverse Projekte wie Schulveranstaltungen / Sitzungen sind selbstständig unter Eigenverantwortung abzuwickeln.

Ihre Aufgaben / Organisation:

Post erledigen (Eingang, Ausgang, Umlauf)
Elektronische Kommunikation (E-Mails überwachen, weiterleiten, schreiben und versenden)
Erstellung, Verwaltung und Ablage von Dokumenten (sowohl Digital als auch Papier)
Überwachung von Fristen
Korrespondenz, Berichte, Aktenvermerke und Protokolle selbständig und nach Diktat erstellen u. schreiben
Telefongespräche entgegennehmen und weiterleiten sowie Telefonate selbstständig führen
Terminkalender für Schulleitung und Termine der Grundschule führen
Sitzungen und Veranstaltungen vorbereiten, organisieren, betreuen und Abläufe überwachen
Protokollführung in Sitzungen und bei Veranstaltungen
Sekretariatsablage selbstständig führen, vertrauliche Akten verwalten
Informationen aus dem Internet beschaffen, auswerten und so weit wie nötig weiterleiten
Redaktionelle Bearbeitung der Webseite der Grundschule Villa Elisabeth
Datenbanken pflegen unter Einhaltung des Datenschutzes
Statistiken anlegen, führen und interpretieren
Schülerdatensätze in Zensos (Verwaltungsportal des Landes Brandenburg) pflegen
Führen und Pflege der Schülerakten (sowohl Digital als auch Papier)
Termingerechte Vorbereitung der Klassenarbeiten
Erstellen und Versenden von Rechnungen, Formularen, Bescheinigungen, Schülerausweisen
Selbständige und eigenverantwortliche Vertretung von Rechten und Interessen (mündliche und schriftliche Kommunikation mit Behörden, Ämtern, Schülern, Eltern, Betrieben)
Beschaffung von Materialien
Ausgeprägt aktive Kommunikation gegenüber allen Mitarbeitern, Kollegen, Kunden, Partnern und Lieferanten – Schnittstelle zum Schulträger

Die Schule wünscht sich von Ihnen:

Freude an der Arbeit mit Kindern
Kaufmännische Fachkenntnisse, Berufserfahrung (fundierte Ausbildung mit Abschluss wünschenswert)
persönliche und soziale Kompetenz
eine kommunikationsstarke, integrative und begeisterungsfähige Persönlichkeit
sicheres Auftreten, gepflegtes Äußeres
sehr gute Kenntnisse im Umgang mit PC und gängigen MS Office-Anwendungen
(Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
Erlangung des Gesundheitspasses (kann nachgeholt werden)
Erlangung des Erste-Hilfe-Ausweises (kann nachgeholt werden)
ausgezeichnete Kommunikation; perfektes Deutsch
Dienstleistungs- und Serviceorientierung
Umgang mit webbasierten Anwendungen
Belastbarkeit und Einsatzbereitschaft
Loyalität / Identifikation mit dem Unternehmen
Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
Organisationsfreude
Beschwerdemanagement und Konfliktfähigkeit
Ausgeglichenheit und die Bereitschaft, sich auf unterschiedliche Personentypen einstellen zu können
Selbstständige Problemlösung herbeiführen

Das bieten wir Ihnen:

Anstellung in Vollzeit mit 30 oder 40 Wochenstunden
Arbeit in einem erfolgreichen Familienunternehmen
Optimale Vereinbarkeit von Beruf und Freizeit durch geregelte Arbeitszeiten (Arbeitszeiten Vollzeit: Mo-Do 8:00-16:30 Uhr und Fr 8:00-14:00 Uhr)
Nettes Kollegium
Modernes Büro in einer 2013 eröffneten Grundschule (Kl. 1-6)
Fundierte fachbezogene Einarbeitung
Neben 30 Tagen Jahresurlaub pro Jahr, gemäß Arbeitsaufwand ggf. verkürzte Arbeitszeiten während der Schulferien im Land Brandenburg

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Bitte senden Sie Ihre vollständigen Unterlagen unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins an den nachstehenden Schulträger (bevorzugt an die E-Mail-Adresse):

Private Schulgesellschaft in der Mark Brandenburg mbh
Eichstraße 1 | D-15745 Wildau

buero@privatschulen-ve.de

WICHTIGER HINWEIS:

Etwaige Reise- und/oder Verpflegungskosten, die aufgrund einer Einladung zu einem Vorstellungsgespräch an unseren Privatschulen Villa Elisabeth entstehen, werden vom Schulträger nicht erstattet.