FUTURE UNDER CONSTRUCTION?

Dann ist es an der Zeit, den Kanal zu wechseln und die Straße bzw. Brücke in die Zukunft zu bauen!

Die Technischen Betriebe der Stadt Leverkusen (TBL) sind ein kommunalwirtschaftliches Unternehmen und eine hundertprozentige Tochter der Stadt Leverkusen. Als Anstalt des öffentlichen Rechts (AöR) besitzen die Technischen Betriebe den Charakter eines selbstständigen Verwaltungsträgers und betreiben als kommunaler Dienstleister unter anderem das Leverkusener Kanalnetz, die Brücken- und Ingenieurbauten sowie das Straßen- und Wegenetz als wichtige Bestandteile der städtischen Infrastruktur. Die regelmäßigen Überwachungen, Instandhaltungen sowie Erneuerungen und Umbauten dieser Bauwerke sind von besonderer Bedeutung. Weitere kommunale Dienstleistungen wie die Straßenreinigung, der Winterdienst sowie die Werkstattleistungen für öffentliche Einrichtungen (u.a. Feuerwehr, städtische Tochtergesellschaften) zählen ebenfalls zum Portfolio der Technischen Betriebe der Stadt Leverkusen AöR.

Die Technischen Betriebe der Stadt Leverkusen AöR suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine bzw. einen

Vorstandsassistenz / Executive Assistant (m/w/d)

[Job-ID: 660.0000.040]

Ihre Aufgaben:

In Ihrer Funktion als Assistenz des Vorstandes sind Sie die zentrale Anlaufstelle und insbesondere für die administrative und organisatorische Unterstützung des Vorstandes zuständig.

Erledigung des allgemeinen Schrift- und Telefonverkehrs
Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost einschließlich der Verteilung der Post an die Abteilungen
Terminkoordinierung/-überwachung
Vor-/Nachbereitung sowie Protokolldienste im Rahmen von Sitzungen (z.B. Verwaltungsrat)
Bearbeitung und Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit sämtlicher Reisekostenanträge/Fort- und Weiterbildungen
Beauftragung, Terminierung und Koordination von betriebsärztlichen Untersuchungen
Beschaffung von Geschäfts- bzw. Bürobedarf
Konsequente und eigenständige Bearbeitung von definierten Aufgabenstellungen und diverse Sonderaufgaben im Bereich Personal, interne und externe Kommunikation (z.B. Mitteilungsblatt, Social Media)
Koordinierung des Besucherverkehrs mit Telefondienst/Besucherempfang und -betreuung einschließlich Bewirtung
Bearbeitung von Abwesenheiten der Beschäftigten (z.B. Urlaub, Krankheit)
Organisieren von Veranstaltungen (z.B. Ehrungsfeiern)
Bearbeitung von Ehrungen im Rahmen von Dienstjubiläen
Beschlusskontrollen
Bestellung von Funktionen und Übertragung von Unternehmerpflichten
Vertretung Beschwerdemanagement

Eine Änderung bzw. Anpassung der Aufgaben bleibt vorbehalten.

Ihr Profil

Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder
- erfolgreicher Abschluss des Verwaltungslehrgangs I oder alternativ
- erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellten (m/w/d) oder eine vergleichbare Ausbildung im kaufmännischen Bereich und
nachgewiesene Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung wünschenswert
Kenntnisse im Aufgabengebiet der Reisekosten und des Datenschutzes inkl. gesetzl. Grundlagen
Flexibilität, Loyalität, Zuverlässigkeit, Verschwiegenheit, Konzentrationsfähigkeit
Gute Umfangsformen gegenüber den Führungskräften, Beschäftigten und Bürgerinnen und Bürgern
Sichere Beherrschung der deutschen Rechtschreibung/Grammatik, Kenntnis der DIN 5008
Bereitschaft zur Teilnahme an Sitzungen außerhalb der üblichen Dienstzeiten
Selbstständige und ergebnisorientierte Arbeitsweise sowie sehr gute organisatorische Fähigkeiten
Ausgeprägte Kommunikations-, Konflikt- und Teamfähigkeit

Corporate Benefits:

Work Life Balance und Förderung der Vielfalt

30 Tage Urlaub/Jahr (basierend auf einer 5-Tage-Woche)
Flexible Arbeitszeiten/Gleitzeitmodell bei einer wöchentlichen Arbeitszeit von 39,00 Stunden (Tarifbeschäftigte) bzw. 41,00 Stunden (Beamtinnen und Beamte)
Teilzeitfähige Stellen
Möglichkeit der mobilen Arbeit in einem abstimmbaren Umfang
Dienstregelung für Brückentage/Brauchtumspflege (Karneval)
Einfache Wiedereingliederung nach der Elternzeit
Freizeitausgleich für geleistete Überstunden
Sonderurlaub für besondere Ereignisse

Standortattraktivität & Mobilität

Standortattraktivität in Leverkusen als Großstadt mit günstiger Anbindung zu umliegenden Metropolen wie Köln und Düsseldorf
Ein grünes Herz macht sich mit unserem Pool an modernen Elektrofahrzeugen und E-Bikes für Dienstfahrten sowie einem kostenlosen Deutschlandticket bezahlbar
Kostenlose Parkplätze für Beschäftigte (Standort: Borsigstraße)

Personalentwicklung und Partizipation

Gezielte interne und externe Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
Interdisziplinäre Zusammenarbeit auf Projektbasis
Tätigkeitsfeld mit Raum für eigene kreative Ideen
Mitarbeiter-Events u.a. Sommerfest, Weihnachtsfeier

Sicherheit & Entlohnung

Arbeitsplatzsicherheit durch unbefristete Beschäftigungsverhältnisse
Betriebliche Altersvorsorge
Leistungsgerechte Bezahlung nach dem TVöD, verbunden mit einer jährlichen leistungsorientierten Bezahlung

Wohlfühlatmosphäre - Kleine Aufmerksamkeiten begleiten den Arbeitsalltag

Tee- und Kaffee-Flatrate
Wasserspender
Tischkicker

Gesundheitsförderung und Zusatzleistungen

Vielfältiges Angebot im Bereich des Betrieblichen Gesundheitsmanagements
Alle zwei Jahre steht den Beschäftigten ein neues Smartphone für dienstliche und private Nutzung zu

Die Stelle ist unbefristet in Vollzeit zu besetzen. Eine Besetzung der Stelle in Teilzeit ist möglich. Bei einer Besetzung der Stelle mit jeweils zwei Teilzeitkräften ist eine ganztägige Präsenz sicherzustellen. Sofern die entsprechenden persönlichen und beamtenrechtlichen bzw. tarifrechtlichen Voraussetzungen vorliegen, richtet sich die Besoldung nach der Besoldungsgruppe A8 LBesG bzw. Entgeltgruppe 8 TVöD.

Die Technischen Betriebe der Stadt Leverkusen AöR fördern Chancengerechtigkeit und Vielfalt. Frauen sind besonders zur Bewerbung eingeladen und werden nach Maßgabe des LGG NRW bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung und ihnen Gleichgestellten sind ebenfalls ausdrücklich erwünscht.

Im Rahmen dieser Ausschreibung werden laufend Bewerbungen entgegengenommen und je nach Bewerbungseingang Auswahlverfahren durchgeführt.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass es aufgrund der aktuellen Situation zu Verzögerungen im Bewerbungsprozess kommen kann. Wir melden uns unaufgefordert bei Ihnen und bedanken uns in diesem Zusammenhang für Ihre Flexibilität.

Wir freuen uns über Ihre Online-Bewerbung!

Hinweise zum Datenschutz: Wenn Sie in einer Stellenanzeige "Jetzt bewerben" anklicken, werden Sie auf die Seite der Fa. Haufe-Lexware Services GmbH & Co. KG weitergeleitet. Für nähere Informationen wird auf die Datenschutzerklärung, die sich am Ende der jeweiligen Seite befindet, hingewiesen.